Politique de confidentialité ScaleSuite

Date d’entrée en vigueur : 01-02-2025•Dernière mise à jour : 01-02-2025

La présente Politique de confidentialité explique comment ScaleSuite (ci après « ScaleSuite », « nous », « notre ») collecte, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de son site web, de sa plateforme logicielle (SaaS) et de ses services, incluant la gestion automatisée de campagnes Google Ads et les pages de destination personnalisées pour courtiers immobiliers.

Cette Politique vise à être claire et transparente. Certains avis spécifiques peuvent aussi apparaître directement dans un formulaire, une page de destination ou un flux d’inscription, selon le contexte.

1. Qui nous sommes

ScaleSuite est une solution d’automatisation et d’optimisation Google Ads destinée notamment aux courtiers immobiliers résidentiels au Québec, incluant des fonctionnalités de génération d’éléments publicitaires, d’analyse de performance, de rapports, d’automatisation et d’assistance par IA.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels et contact

Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : info@scalesuiteqc.ca

Toute demande liée à la confidentialité, à l’accès, à la correction, à la suppression ou à un incident de confidentialité peut être envoyée à l’adresse ci dessus.

3. Portée de la présente Politique

Cette Politique s’applique lorsque :

Vous visitez notre site web ou utilisez notre plateforme.
Vous créez un compte ScaleSuite ou communiquez avec nous.
Vous connectez un compte Google Ads ou autorisez l’accès via OAuth.
Vous utilisez nos pages de destination personnalisées.
Vous êtes un visiteur d’une page de destination fournie par ScaleSuite pour le compte d’un Client.

4. Définitions utiles

Renseignement personnel :: information concernant une personne physique et permettant de l’identifier directement ou indirectement.
Client :: le courtier, l’agence ou l’entreprise abonnée à ScaleSuite.
Visiteur :: une personne qui visite une page de destination d’un Client et qui peut y soumettre un formulaire.
Fournisseur de services :: un tiers qui traite des données pour nous (hébergement, courriel, paiement, outils d’analyse).
Compte Google :: compte utilisé pour autoriser l’accès à Google Ads via OAuth.

5. Renseignements personnels que nous collectons

5.1 Renseignements fournis par nos Clients (courtiers)

Identité et contact : nom, prénom, courriel, téléphone, organisation, informations professionnelles.
Informations de compte : identifiants de connexion, préférences, paramètres de compte.
Informations liées au service : informations fournies dans l’onboarding (zone, offres, messages, objectifs, types de propriétés).
Contenu fourni : textes, images, logos, informations professionnelles utilisées pour créer ou personnaliser des annonces et des pages de destination.
Facturation : informations d’abonnement et de paiement via un processeur de paiement (nous ne stockons généralement pas les numéros complets de carte).
Support : contenu des communications lorsque vous écrivez au support.

5.2 Données liées à Google Ads et au compte publicitaire

Lorsque vous connectez un compte Google Ads et accordez les autorisations, nous pouvons traiter :

Identifiants publicitaires : identifiant de compte, identifiants de campagnes, groupes d’annonces, annonces, mots clés, assets.
Statistiques : impressions, clics, coût, conversions, taux et autres métriques de performance.
Paramètres : budget, ciblage, stratégies d’enchères, configuration de suivi et éléments connexes.

Ces données sont utilisées pour fournir les fonctionnalités ScaleSuite (création, optimisation, reporting, recommandations), conformément aux autorisations accordées.

5.3 Données collectées automatiquement lors de la navigation

Lorsque vous visitez notre site, la plateforme ou une page de destination, nous pouvons collecter :

Identifiants techniques : adresse IP, type d’appareil, navigateur, système d’exploitation.
Données d’usage : pages consultées, actions effectuées, temps de session, erreurs techniques.
Données de sécurité : journaux de connexion et événements de sécurité.

5.4 Données soumises dans les formulaires des pages de destination (leads)

Les pages de destination personnalisées peuvent contenir des formulaires. Selon le formulaire, les renseignements peuvent inclure :

Nom, prénom, courriel, téléphone.
Ville, secteur, budget, type de propriété, échéancier.
Message libre et informations additionnelles.

La transmission de ces renseignements au Client est décrite à la section 8.

6. Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

Créer et gérer votre compte ScaleSuite.
Fournir, opérer et améliorer la plateforme et les automatisations.
Connecter et opérer les intégrations nécessaires (Google Ads, courriel, hébergement).
Générer et optimiser des campagnes, annonces, mots clés, paramètres, rapports.
Créer, héberger ou publier des pages de destination personnalisées selon votre configuration.
Transmettre au Client les soumissions reçues via les formulaires des pages de destination (section 8).
Assurer la sécurité, prévenir la fraude, diagnostiquer des erreurs et effectuer des audits internes.
Respecter nos obligations légales et répondre à des demandes légitimes d’autorités compétentes.
Communiquer avec vous pour des messages de service, support, avis importants et communications liées à votre abonnement.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

7. Consentement et bases de traitement

Lorsque requis, nous obtenons votre consentement, notamment lorsque vous :

Remplissez un formulaire.
Créez un compte.
Autorisez une connexion Google Ads via OAuth.
Activez certaines fonctionnalités de mesure et de suivi.

Vous pouvez retirer votre consentement pour certains traitements non essentiels, sous réserve des obligations légales et du fait que certains traitements sont nécessaires pour fournir le service.

8. Pages de destination personnalisées et formulaires de leads

8.1 Rôles et responsabilités

Lorsque ScaleSuite fournit une page de destination personnalisée pour un Client :

Le Client (courtier) détermine généralement les finalités de collecte et l’usage des informations de prospects.
ScaleSuite agit généralement comme fournisseur de services technologique, en exécutant des traitements pour le compte du Client afin d’héberger la page et transmettre les soumissions.

Le Client demeure responsable de sa conformité aux lois et règles applicables liées à la collecte, au consentement, aux communications et aux pratiques de suivi.

8.2 Transmission des formulaires au Client sans stockage applicatif intentionnel

Par défaut, ScaleSuite peut configurer la page de destination pour que les soumissions soient transmises automatiquement au Client, notamment par courriel via serveur SMTP.

ScaleSuite ne vise pas à conserver ces renseignements de prospects dans une base de données applicative de façon permanente lorsque le mode transmission par courriel est utilisé.

Des copies temporaires ou résiduelles peuvent exister dans le transit technique, dans la mémoire système, dans des files d’attente de livraison, dans des journaux techniques ou dans des systèmes de courriel afin d’assurer la livraison, la sécurité, la prévention d’abus et le diagnostic. Ces données sont limitées au strict nécessaire et conservées selon des durées minimales raisonnables.

8.3 Avis de collecte sur la page de destination

ScaleSuite recommande fortement que chaque formulaire affiche un avis indiquant :

Qui collecte le renseignement (le Client).
À quoi il sert (recontact, prise de rendez vous, qualification).
Comment joindre le Client.
Un lien vers cette Politique et, lorsque disponible, vers la politique du Client.

Un modèle est proposé à la fin (Annexe A).

8.4 Limitations

ScaleSuite n’est pas un courtier immobilier et n’offre pas de services de courtage aux visiteurs. Les visiteurs qui soumettent un formulaire communiquent avec le Client. Le Client demeure responsable de l’utilisation, de la conservation et de la sécurité des renseignements qu’il reçoit.

9. Communication des renseignements personnels à des tiers

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des fournisseurs de services, notamment :

Hébergement et infrastructure (serveurs, bases de données, journaux).
Courriel et notifications (envoi SMTP et services de courriel).
Paiement et facturation (processeurs de paiement).
Outils d’IA et d’automatisation lorsque requis pour exécuter les fonctionnalités du service.
Analytique et mesure, selon les paramètres activés et les consentements applicables.

Nous ne communiquons pas vos renseignements à des tiers pour leur permettre de les utiliser à leurs propres fins de marketing.

10. Transferts hors Québec et hors Canada

Certains fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Québec ou du Canada. Des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques peuvent être mises en place pour assurer un niveau de protection adéquat selon les lois applicables.

11. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service et respecter nos obligations.

Exemples :

Données de compte : pendant la durée du compte, puis une période raisonnable après fermeture.
Données de facturation : selon les obligations comptables et légales applicables.
Journaux techniques et sécurité : durées limitées et proportionnées.
Leads de formulaires en mode transmission par courriel : non stockés intentionnellement dans une base applicative, sous réserve de copies temporaires techniques.

12. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures raisonnables et proportionnées, incluant notamment :

Contrôles d’accès et authentification.
Principe du moindre privilège.
Chiffrement en transit et, lorsque applicable, au repos.
Gestion sécurisée des secrets et jetons.
Journalisation et surveillance d’événements.
Sauvegardes et procédures de reprise.

Aucune mesure n’offre une sécurité absolue. Un niveau élevé de protection demeure l’objectif.

13. Incidents de confidentialité

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, nous appliquons un processus interne de gestion incluant analyse, mitigation, documentation et, lorsque requis, notification aux personnes concernées et aux autorités compétentes.

14. Vos droits

Sous réserve des lois applicables, vous pouvez :

Demander l’accès à vos renseignements personnels.
Demander la correction de renseignements inexacts.
Demander la suppression dans certaines circonstances.
Retirer votre consentement pour des usages non essentiels.
Obtenir des informations sur nos pratiques de conservation et de communication.

Pour exercer vos droits, écrivez à info@scalesuiteqc.ca. Une preuve d’identité raisonnable peut être demandée.

15. Témoins et mesures (cookies)

Des technologies de suivi peuvent être utilisées pour :

Assurer le fonctionnement du site et de la plateforme.
Mesurer l’audience et la performance.
Supporter la mesure de conversions, selon les paramètres activés.

Les paramètres du navigateur et, lorsque présent, un outil de consentement permettent de gérer certaines préférences.

16. Accès Google, transparence et usage limité

Lorsque ScaleSuite accède à des données via Google OAuth ou l’API Google Ads, ScaleSuite s’engage à utiliser ces données uniquement pour fournir ou améliorer les fonctionnalités principales attendues par le Client et à respecter les politiques applicables, incluant les exigences d’usage limité.

17. Renseignements concernant les mineurs

ScaleSuite n’est pas destiné aux mineurs. Nous ne cherchons pas à collecter volontairement des renseignements personnels de mineurs.

18. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique. La date de mise à jour sera ajustée. Une notification raisonnable peut être effectuée lorsque la modification est importante.

19. Nous joindre

Courriel : info@scalesuiteqc.ca

Annexe A : Exemple d’avis de collecte pour formulaires de page de destination

« En soumettant ce formulaire, vous transmettez vos renseignements au courtier [Nom du courtier] afin qu’il puisse vous recontacter au sujet de votre demande. ScaleSuite héberge cette page et transmet votre demande au courtier. ScaleSuite ne conserve pas intentionnellement vos réponses dans une base applicative lorsque la transmission par courriel est utilisée. Pour en savoir plus, consultez la Politique de confidentialité de ScaleSuite et la politique du courtier lorsque disponible. »